FORMAZIONE: LA GESTIONE DEL TEMPO E DELLA COMUNICAZIONE
SITUAZIONE RILEVATA:
Spesso le oltre 8 ore passate in ufficio con i colleghi sono frutto di disagio. Questa azienda, oltre 30 anni di presenza in ambito internazionale, ne aveva chiaramente la percezione.
Continui ritardi di passaggio delle informazioni, migliaia di fogli passati di scrivania in scrivania, ore di telefonate, rifiuti di collaborazione da parte del personale. Il tutto per una modalità di gestione del tempo assente.
tutto veniva gestito come una urgenza, le procedure costantemente bypassate perchè troppo onerose in termini di tempo. Nessun operatore riusciva, nella giornata lavorativa, a concludere il proprio operato e questa pratica portava ad essere, in vbreve tempo, oberrati dal lavoro e sempre in constante ritardo sulle consegne di materiale e sul raggiungimento degli obiettivi prefissati.
RICHIESTA DEL CLIENTE
Analisi e introduzione di un sistema per la soluzione del problema riportato
SOLUZIONE IMPLEMENTATA E VALIDATA
A seguito di un'attenta analisi e di un periodo di osservazione, è stata rilevata l'inadeguatezza delle modalità di gestione del tempo e l'assenza di strumenti tecnologici a supporto.
L'introduzione di un server centralizzato che gestisse servizi di posta elettronica, calendario, attività e rubrica dei contatti ha permesso in prima battuta di raccogliere molte delle informazioni e ridurre il numero di telefonate e di fogli, eliminando di conseguenza moltissimi errori, perdite di informazioni e tracciabilità di conversazioni. Ma l'introduzione dello strumento è stata la base necessaria all'introduzione di una migliore e più adeguata modalità di gestione del tempo.
Un breve percorso formativo erogato a tutto il personale organizzato completamente su misura ha permesso ad oggi di recuperare una corretta modalità di gestione del tempo ottimizzare l'utilizzo della risorsa, monitorare autonomamente da parte di ogni individuo e globalmente a livello di reparto/ufficio/azienda da parte dei responsabili gerarchici la corretta organizzazione delle attività. Inoltre è stata aumentata la percezione del tempo da parte di tutti gli addetti che oggi possono fornire una stima corretta di quanto occorrerà per lo svolgimento di un dato compito, sempre tenendo conto di parametri di priorità nel raggiungimento dei propri obiettivi di ruolo e urgenza nel raggiungimento degli obiettivi globali.
La tecnologia come strumento per il miglioramento della qualità di lavoro e di vita aziendale, una grande soddisfazione con strumenti alla portata di tutti.