SOLUZIONI: PROGETTO DI SISTEMA INFORMATIVO CON CLIENT REMOTI

SITUAZIONE RILEVATA:

Una promettente realtà commerciale con una sede locale e tre sedi in territorio estero, nel continente africano.

Difficoltà di comunicazione, problemi continui sulle macchine dislocate nelle varie sedi, impossibilità di controllare e avere una garanzia di operatività quotidiana. Senza contare le difficoltà gestionali per la pianificazione di risorse di impresa (merci, risorse umane, tempo ed risorse economiche).

Non esistevano canali di comunicazione adeguati, le connessioni spesso creavano perdite di dati, i computer non seguivano una corretta pianificazione di manutenzione e la gestione veniva effettuata con fogli di Microsoft Excel e scambi tramite sistemi di messaggistica istantanea o fax fisico.

RICHIESTA DEL CLIENTE

Analisi e introduzione di un sistema per la soluzione del problema riportato

SOLUZIONE IMPLEMENTATA E VALIDATA

A seguito di un'attenta analisi e di un periodo di osservazione, è stata rilevata l'inadeguatezza del sistema informativo a supporto dell'operatività e di una evidente carenza di manutenzione programmata delle macchine.

L'introduzione di un server centralizzato che gestisse servizi di posta elettronica, calendario, attività e rubrica dei contatti ha permesso in prima battuta di raccogliere molte delle informazioni e ridurre il numero di telefonate e di fogli, eliminando di conseguenza moltissimi errori, perdite di informazioni e tracciabilità di conversazioni. Ma l'introduzione dello strumento è stata la base necessaria all'introduzione di una migliore e più adeguata modalità di gestione del tempo.

Un breve percorso formativo erogato a tutto il personale organizzato completamente su misura ha permesso ad oggi di recuperare una corretta modalità di gestione del tempo ottimizzare l'utilizzo della risorsa, monitorare autonomamente da parte di ogni individuo e globalmente a livello di reparto/ufficio/azienda da parte dei responsabili gerarchici la corretta organizzazione delle attività. Inoltre è stata aumentata la percezione del tempo da parte di tutti gli addetti che oggi possono fornire una stima corretta di quanto occorrerà per lo svolgimento di un dato compito, sempre tenendo conto di parametri di priorità nel raggiungimento dei propri obiettivi di ruolo e urgenza nel raggiungimento degli obiettivi globali.

L'area direzionale e amministrativa, rappresentata dalla sede locale in Italia, ha beneficiato dell'introduzione di un sistema erp (gestionale) che è stato personalizzato ad hoc per le esigenze del cliente. La merce trattata veniva lavorata a vari stadi e dovevano essere gestite serializzazioni e spezzoni dei vari blocchi e rotoli di materiale. Questo ha permesso di valorizzare e gestire le merci in magazzino, avere un controllo di giacenza corretto e recuperare gran parte delle perdite dovute agli sfridi e residui di lavorazioni.

Inoltre, il sistema erp fruiva di terminali remoti che potevano quindi lavorare con documenti di produzione, carico e scarico direttamente sulla base di dati, fornendo al management dati di consuntivo reali a supporto decisionale.

Tutto il personale, compreso quello delle sedi africane, è stato formato tramite strumenti tecnologici di e-learing, videoconferenza e messaggistica istantanea, evitando inutili costi e permettendo di operare agevolmente ognuno sulla propria postazione di lavoro. Inoltre, è stato coinvolto anche il personale della sede Italiana con una formazione ad hoc per permettere un'assistenza di 1° livello (problematiche di base, semplice supporto telefonico) in modo da agevolare il team working e superare agevolmente le barriere linguistiche.

Sono state selezionate e testate nuove linee di comunicazione, installando tre apparati satellitari in remoto, tali da garantire la connettività minima per fruire dei servizi offerti dalla sede italiana, e una connessione adsl con banda minima garantita nella sede locale in modo da favorire la corretta navigazione ed accesso ai servizi dall'esterno.

Questo ha permesso di installare e configurare sistemi di sicurezza e connessione quali router, firewall e gateway internet in modo che tutta l'infrastruttura, sebbene connessa al web, proteggesse dati e patrimonio aziendale.

Per lo scambio di informazioni via fax è stato approntato un servizio di web e e-mail fax che ha permesso, tramite un semplice invio e ricezione di e-mail, di eliminare la carta, i problemi di qualità propri dello strumento cartaceo e soprattutto, ha permesso al management di poter inviare e ricevere fax da qualsiasi parte del mondo con un semplice strumento quale il servizio e-mail.

L'ultima azione è stata l'introduzione di una politica corretta alla manutenzione del parco macchine installato, tale da garantire la continuità di funzionamento e di erogazione dei servizi (da parte degli apparati di rete e del server aziendale). Tale assistenza poteva essere fruita tramite telefono (1° livello), assistenza remota o in presenza del tecnico (2° livello), il tutto con contratti pluriennali che oltre a generare un notevole beneficio economico e la certezza del costo, hanno fornito la sicurezza del raggiungimento dell'obiettivo aziendale grazie ad un up-time dei sistemi di oltre il 90% su scala quinquennale.

La tecnologia come strumento per il miglioramento della comunicazione e della redditività organizzativa.